Организация бизнес-форума с иностранными спикерами: визы, перевод (RU/EN/ZH), логистика и программа в Москве, Сочи и Китае
Задача такого форума — не просто собрать людей в зале, а привезти иностранных спикеров, чьи идеи меняют бизнес-повестку, и превратить выступления в измеримую пользу: сделки, партнёрства, PR-эффект. Мы берём на себя подбор лайнапа, переговоры, программу, перевод RU/EN/ZH, продакшн и режиссуру дня «под ключ» — с жёсткими дедлайнами и планами B/C на случай форс-мажоров.
Подберём 3 релевантных спикера за 24 часа и за 48 часов подготовим ориентировочную смету.
Быстрая консультация: написать в Telegram @DariaFelker
Зачем иностранные спикеры бизнес-форуму
Репутация и охват. Имена из глобальных рейтингов (например, Thinkers50) дают форума «магнит» для партнёров и прессы. Рейтинг публикуется каждые два года и считается одним из ключевых ориентиров в менеджменте. (Thinkers50)
Практика из первых рук. Лидеры мнений (от предпринимателей до экономистов) привозят проверенные кейсы, ускоряют сделки и коллаборации. В Москве, например, хедлайнером Synergy Global Forum был Ричард Брэнсон — классический пример «магнитного» имени. (marketemotion.ru)
Международная повестка. Россия активно проводит форумы с участием зарубежных гостей (включая Китай) — от панелей на SPIEF до тематических бизнес-диалогов и встреч в Сочи. (roscongress.org)
Шаг 1. Цели и формат (офлайн 500–1500 гостей)
KPI: продажи/лиды, индекс удовлетворённости спикеров и гостей, охват в медиа/соцсетях.
Площадка: до 1500 м², возможность разместить интерпретационные кабины, режиссёрскую, пресс-зону, спикерскую.
Тайминг: 1–2 плёнарных блока + параллельные секции, буферы под протокол и перевод.
Шаг 2. Лайнап и переговоры: как привезти сильных иностранцев
Где искать: глобальные шорт-листы (Thinkers50, их Radar) и спикерские бюро; изучаем лине-апы сопоставимых форумов, чтобы «угадать» ожидания аудитории и бюджета. (Thinkers50)
Первое письмо: ценностное предложение (портрет аудитории и цели), логистика и гонорарный диапазон, права на запись/контент, дедлайн ответа.
Переговоры: фиксируем travel-политику, технический райдер, условия отмены и замен, разрешение на запись/стрим.
Шаг 3. Юридическое оформление:
В договоре со спикером пропишите:
IP/recording: кто владеет правами на видео и где допускается публикация;
Cancelation/Force Majeure: сроки и штрафы, механика замены спикера;
Визовые обязательства: кто готовит приглашение, сроки, ответственность сторон;
Протокол и безопасность: требования к трансферу, охране, аккредитации прессы.
Шаг 4. Визы и приглашения: реалии 2025 (короткий чек-лист)
Ориентируйтесь на регламентированные сроки оформления приглашения: обычное — ~15 рабочих дней, срочное — ~3 рабочих дня (для отдельных категорий). Подача — через «Госуслуги» или подразделение МВД. В заявлении для срочного въезда указывают основание и прилагают подтверждающие документы. (gosuslugi.ru)
Что собираем от спикера:
паспортные данные и срок действия паспорта;
маршрут и даты, цель визита;
контакт принимающей стороны;
письмо-приглашение/ходатайство (мы готовим текст и пакет).
Дополнительно напоминаем о миграционном учёте по прибытии (срок зависит от категории визита). (gosuslugi.ru)
Шаг 5. Перевод RU/EN/ZH и техника: кабины vs RSI
Стандарты: для мобильных кабин действует ISO 17651-2:2024 (заменяет устаревшие подходы), а Европейская комиссия рекомендует ориентироваться на спецификации ISO для постоянных/мобильных кабин и оборудования. Это важно для техрайдера и тендеров. (iso.org)
AIIC-гайдлайны: ассоциация интерпретаторов системно обновляет требования к дистанционному и очному синхрону — используем их чек-лист (звук, видимость, сменность, точки ввода сигнала). (aiic.org)
Когда что выбрать:
Кабины (on-site): стабильная акустика, лучшее качество; нужны места в зале и кабельные трассы.
RSI (remote): резерв на случай задержек рейсов, гибрид для удалённых включений; требуются тесты каналов/видео и бэкап.
Шаг 6. Программа и протокол для китайских спикеров
Иерархия и тайминг: учитывайте протокольные роли и очередность выступлений, избегайте «лобовых» вопросов в Q&A, оставляйте корректные паузы для перевода; планируйте слот под приветствие официальных лиц. Практику подтверждают программы крупных российских форумов с китайской повесткой и дипломатическим участием. (roscongress.org)
Шаг 7. Продакшн и план B/C
План B: задержка рейса — переводим спикера в удалённое включение (RSI), перестраиваем тайминг, усиливаем модерацию.
План C: форс-мажор — заранее согласованный «список замены» и перенос мастер-сессии в сетке.
Рабочие референсы: форумы федерального уровня регулярно собирают зарубежных участников и в Сочи (например, Валдай-2024, международные министерские встречи) — берём уровень требований к протоколу и безопасности за ориентир. (Valdai Club)
Бюджет «под ключ» 10–15 млн ₽ — из чего складывается
Итог зависит от лайнапа, площадки (Москва/Сочи), состава техники и количества параллельных залов. Смету пришлём за 48 часов по вашему брифу.
Кейсы-референсы
Synergy Global Forum, Москва: хедлайнером был Ричард Брэнсон; масштаб показал, как «магнитное» имя повышает спрос и медийность. (marketemotion.ru)
Валдайский клуб, Сочи (2024): ежегодная встреча с участием международных экспертов — удобный ориентир по протоколу и уровню техники для офлайн-формата в Сочи. (Valdai Club)
Российско-китайские деловые форумы (2024–2025): регулярные события в Москве с участием китайских представителей демонстрируют устойчивый спрос на двустороннюю повестку. (roscongress.org)
Частые ошибки и как их избежать
Опоздание с приглашениями/визами → держим дедлайн T-6–8 недель, при необходимости — обоснованное срочное оформление. (gosuslugi.ru)
Кабины «не по стандарту» → в ТЗ фиксируем ISO 17651-2:2024 и требования к звуку/видимости по AIIC. (iso.org)
Нет прав на запись → чётко прописываем IP/recording в договоре.
Плотная сетка → закладываем буферы под перевод/протокол и возможные задержки.
Нет плана замены → согласовываем список «спикер-замена», отрабатываем сценарии RSI.
FAQ (коротко)
Сколько времени нужно на приглашение? Обычно ~15 рабочих дней; для отдельных случаев — ~3 рабочих дня при наличии оснований. Подача — «Госуслуги»/МВД. (gosuslugi.ru)
Если спикер застрял в аэропорту? Переводим в удалённое включение (RSI), перестраиваем сетку, включаем запасного модератора.
Какие стандарты для кабин? ISO 17651-2:2024 + практические рекомендации AIIC. (iso.org)
Работаете с китайским языком? Да, RU/EN/ZH — подбираем команду интерпретаторов и технику под формат.
Можно ли записывать выступления? Да, если это прописано в договоре (права/территория/срок/каналы распространения).
Готовы обсудить ваш форум
Подбор 3 спикеров за 24 часа под вашу тему и аудиторию.
Смета за 48 часов после брифа.
Работаем в Москве, Сочи и Китае.